Doküman Yönetimi

Doküman Yönetiminin Önemi

Doküman Yönetimi tarihte ‘arşiv yönetimi’ şeklinde; Roma, Babil, Eski Mısır arşivlerinde dahi tasnif uygulamalarıyla karşımıza çıkmaktadır. Doküman yönetimi konusunda gerekli olan bilgiyi https://www.g-gsoft.com.tr/tr/dokuman-yonetimi/ online sayfalarından alabilirsiniz. Tarihte ilk olarak kataloglama sistemleri şeklinde karşımıza çıkan bu uygulama günümüzde ise hızlı otomasyon işlemleri için geliştirilerek son halini aldı ve bu konuda innovatif doküman yönetimi sistemleri geliştirildi.

Doküman Yönetimi ile Neler Yapabilirsiniz?

Kağıt üzerindeki evrak hazırlama ve arşivleme işlemleri günümüzde kurumların bilgiye erişimi açısından hem çok masraflı olan, hem de zaman kaybı yaşatan uygulamalardandır. Dijitalleşme konusunda adım atmakta direnen şirketler, maddi manevi prestij kayıplarına uğrarken rekabetçi firmalar ise doküman yönetimi sistemlerini kullanarak bilgiye kolay erişim imkanı sunan otomasyonun keyfini çıkarmaktadır. Bilgisayarların hayatımıza girmesiyle günümüzde büyük ölçekli firmalar ve devlet kurumları kağıt belgeleri daya iyi yönetebilmek için bilgisayarlı indeksleme uygulamalarını kullanmaya başlamıştır. Bilgisayar sistemlerinin gelişmesiyle dokümanlar bilgisayar ortamında Word, Excel, PDF vs. formunda saklanabilmektedir. Şimdilerde ise bu sistem son halini aldı. Yani DYS yani doküman yönetim sistemi ve tarayıcı teknolojisinin de gelişmesiyle dijitalleşti. Dokümanlar, elektronik imza ile belge statüsü kazandı. Günümüzde dokümanlar, tıpkı ıslak imzalı belgeler gibi arşivlenebiliyor. Doküman Yönetimi sistemi sayesinde; gelen giden evrakları, faksları, yazı ve dilekçeleri, kurumsal formları, elektronik ortamda sabitleyebilir bilgi ve belgelere en hızlı şekilde ulaşabilirsiniz.